keuzewijzer urgentiebepaling

Ligt er een probleem ten grondslag aan verandering?

Niet echt/weet niet
Ja

Als je niet zeker weet of er sprake is van een probleem, dan heb je misschien iets aan de drie criteria die Edu Feltmann onderscheidt om te toetsen of iets een probleem is waar jij wat aan moet doen:
– Is wat je als probleem ziet wel waar (of kan het zijn dat je het ook anders kan zien)?
– Is dat, wat waar is gebleken, helemaal fout (of kan het zijn dat het ook goede kanten heeft)?
– Ben jíj ook degene die er iets aan moet doen (of hoort dit niet op jouw bordje)?

Stel jezelf deze vragen, en formuleer scherper waarvan sprake is.

Het is een probleem
Eigenlijk is er toch geen probleem
Het is eigenlijk het probleem van iemand anders

Wordt het probleem groter naarmate de tijd verstrijkt?

Nemen tijd en middelen om het probleem op te lossen af in de loop van de tijd?

Conclusie:

Als tijd en middelen geen rol spelen in het oplossen van het probleem en het probleem wordt niet groter in de loop van de tijd, dan heb je de ruimte, de tijd en de middelen om het probleem op te lossen. Dat betekent dat je tijd kunt nemen om de verandering te verankeren in de lokale contexten, en dat je ruimte hebt voor uitproberen, oefenen en aanleren en afleren. Je moet wel opletten dat het urgentieniveau niet zo laag is, dat mensen zich niet bewust zijn van dat er iets moet veranderen en rustig binnen de huidige robuuste context hun werk blijven doen. Het vraagt dus oprekken van het bewustzijn dat een verandering nodig is, maar met alle ruimte om het stapsgewijs in te voeren.

Conclusie:

Als tijd en middelen schaarser worden naarmate de tijd verstrijkt, dan is het tijd om in actie te komen. De mate van actie is afhankelijk van hoe snel tijd en middelen afnemen. Hoe sneller, hoe steviger de ingreep moet zijn. Je doet een zo licht mogelijke interventie, afhankelijk van wat tijd en middelen toelaten. Als je relatief veel tijd en middelen hebt, dan heb je ruimte voor een zorgvuldige, stapsgewijze verandering waarin draagvlak, samen optrekken en echt komen tot lokale invullingen centraal staan. Heb je relatief weinig ruimte dan ben je zelf meer bepalend in wat er moet gebeuren, laat je medewerkers minder tot niet participeren en ben je technisch ook minder precies. Allemaal aspecten die na de ingreep mogelijk wel om herstel en aanpassing vragen.

Neemt het probleem lineair of cumulatief toe in de tijd? Cumulatief toenemende problemen, zijn problemen die in grotere mate toenemen dan de tijd verstrijkt. Bij lineair toenemende problemen nemen tijd en probleem in gelijke mate toe. Er kan ook sprake zijn van een negatief effect: het probleem neemt af als de tijd toeneemt, in dat geval ga je terug naar vraag 2, want dan is het waarschijnlijk slimmer om de tijd voor je te laten werken.

Probleem neemt cumulatief toe
Probleem neemt lineair toe

Conclusie:

Als het probleem cumulatief toeneemt, vraagt dat om een snelle, gerichte interventie. Je interventie moet zo licht mogelijk zijn en is afhankelijk van hoe snel het probleem zich ontwikkelt. De mate van actie is afhankelijk van hoe snel tijd en middelen afnemen. Hoe sneller tijd en middelen afnemen, hoe steviger de ingreep moet zijn. De benodigde interventie wordt gewelddadiger naarmate er meer tijd verstreken is. Als je verantwoordelijk bent voor het vraagstuk moet je nu ingrijpen. Vermoedelijk is er geen tijd voor tijdrovende participatieve aanpakken. Gegeven de urgentie kan je ook minder precies zijn; snelheid van handelen is een op zichzelf nu een belangrijk kwaliteitscriterium. Op het moment dat de urgentie is afgewend kan je weer aandacht hebben voor precisie en participatie.

Als het probleem lineair toeneemt, dan is de vraag wat de kosten voor het oplossen van het probleem zijn.

Kosten voor oplossen even groot als kosten van het probleem
Kosten voor oplossen kleiner dan kosten van het probleem
Kosten voor oplossen groter dan kosten van probleem

Conclusie

Als kosten voor het oplossen van het probleem even groot zijn als de kosten van het probleem zelf, doe je een voorzichtige, stapsgewijze interventie, die niet meer stuk maakt dan nodig. Meer stukmaken vergroot waarschijnlijk de kosten. Deze situatie vraagt om een zorgvuldige analyse van de huidige robuuste context en een voorzichtige stap voor stap verandering om te zorgen dat het probleem wordt opgelost zonder dat de kosten groter worden.

Conclusie

Als kosten voor het oplossen van het probleem kleiner dan de kosten van het probleem zelf, is het afhankelijk van de mate waarin tijd en middelen afnemen om iets aan het probleem te doen. Ga terug naar 4

Conclusie

Als de kosten van het oplossen groter zijn dan de kosten van het probleem zelf, moet je je afvragen hoe lang de verandering gaat duren en in welke mate je dat kunt dragen. Als het probleem hoog urgent is, neem je eenmalig kosten door stevig in te grijpen en vandaaruit te gaan bouwen. Als het probleem niet heel erg urgent is, vraag je dan af of er minder kostbare manieren zijn om het probleem op te lossen. Ergens mee leren leven is soms een heel goede oplossing.

Conclusie

Het verandervraagstuk komt eigenlijk niet voort uit een probleem en kent waarschijnlijk weinig urgentie. Dat wil niet zeggen dat je geen verandervraagstuk hebt. Je hoeft de aard van je interventies alleen niet mede te laten bepalen door de urgentie die er is. Ga naar de keuzewijzer interventieraam en kijk of je op die manier tot de goede interventies kunt komen.

Conclusie

Je labelt het vraagstuk als het probleem van iemand anders. Laat hem de urgentiebepaling doen en bespreek eventueel met hem welke rol jij al dan niet zou moeten nemen in het veranderproces en wat er dan, gezien de urgentie, van je verwacht wordt.