Regels

9 september 2017

Beste Leike,

Het is wel een mooie paradox die je beschrijft. Dat je van de regels kunt afwijken omdat anderen dat niet doen. Maar dat als iedereen van de regels zou afwijken een complete anarchie zou ontstaan en weinig meer zou werken. Je ziet dat in de zogenaamde ‘failing states’; als alle gezag en alle regels wegvallen weet je helemaal niet meer waar je aan toe bent. Je aan alle regels houden werkt echter ook niet.

Het is echt een interessant vraagstuk. Hoe vaak komen we niet in organisaties waarin ook het hoogste management ziet dat de hoge regeldichtheid het functioneren in de weg zit en waarin medewerkers uitgenodigd worden zich er niet teveel door te laten belemmeren. Managers die medewerkers aanmoedigen eens wat vaker ‘buiten de lijntjes te kleuren’ of die uitleggen dat excuses achteraf makkelijker zijn dan vooraf toestemming vragen? Hoe vaak suggereren we zelf niet om tegenstrijdige regels te benutten voor handelruimte?
Het is natuurlijk een paradoxale boodschap in de orde van ‘Gehoorzaam mij niet’. Dat levert voor de een vrije ruimte op, maar voelt voor de ander als verlammend. Want het is natuurlijk niet zo dat je buiten alle lijntjes mag kleuren hè? En als je vraagt welke wel en welke niet, dan loop je het risico dat je ongeduldig terecht gewezen wordt dat je dat nu juist zelf moet inzien.
Wat dat betreft zijn de regels op het water eigenlijk wel heel mooi. Dat zijn er best veel en soms verschillend voor verschillende soorten water. Maar er geldt altijd een hoofdregel: het voorkomen van een aanvaring legitimeert het afwijken van de regels. Mooi hè? Een soort metaregel die de andere regels in een andere categorie zet. Ik denk dat we die impliciet in organisaties ook vaak hanteren.
Niet voor niets zeggen we vaak dat we moeiteloos snel en volledig zouden vastlopen als iedereen zich aan alle regels houdt, zoals in een stiptheidsactie. Dus zegt het management eigenlijk impliciet voortdurend zoiets als: “Hartelijk welkom in deze organisatie. Dit zijn de regels. Hou je daaraan … tenzij het beter is om dat niet te doen. Even impliciet handelen medewerkers naar deze opdracht. Ze doen hun werk goed ondanks de regels. Constructief negeren zorgt ervoor dat het werk effectief, efficiënt en zonder teveel gedoe verloopt.
Jammer dat niet iedereen dit snapt. Ik herinner me dat Koos van der Steenhoven ooit als Secretaris Generaal van OCW op de radio zei dat er zoveel regels waren op zijn ministerie dat hij zich niet overal aan kon houden. Verstandige man. Maar toen kwamen er Kamervragen, reageerde de minister daarop en kroop de SG de volgende dag door het stof: Hij zou zich aan alle regels houden.

Soms zijn de regels niet voor iedereen duidelijk en dreigt er averij.
Wij voeren deze zomer op de IJssel. De snelststromende rivier van Nederland. Waar je op het meeste water in Nederland stuurboord (rechts) moet houden, gelden op de IJssel andere regels. Omdat het water in de buitenbocht sneller stroomt dan in de binnenbocht mogen schepen die stroomafwaarts gaan de snelle buitenbocht nemen en kunnen degenen die de stroom opgaan de binnenbocht nemen. Voordelig voor beide richtingen.
Dus voer ik op zeker moment tegen de stroom in aan de bakboordswal (links) en kwam er een tegenligger die gewoon rechts wilde houden. Misschien zag hij mij als spookvaarder. Ik vermoedde dat hij de speciale regels die voor de IJssel gelden niet kende. Zo zaten we vermoedelijk ieder in een eigen regelsysteem. We voeren recht op elkaar af. En iedere keer als ik probeerde nog iets dichter op de kant te varen, deed hij dat ook. Tot ik bedacht dat ik een toeter had (in scheepstermen een hoorn) en fiks op die knop drukte. De tegenligger verlegde direct zijn koers en passeerde me aan stuurboord. Die scheepshoorn intimideert geweldig! Alsof de toeteraar ook de regelmaker en spelbepaler is. Het lijkt wel management.

Groet, Jaap